Qu’est ce qu’un assistant virtuel ?

Depuis que je me suis lancée en tant qu’assistante virtuelle spécialisé pour les photographes et les professionnels du mariage 👰🏼‍♀️, les questions que me posent le plus ma famille et mes amis dès que j’évoque mon métier sont les suivantes :

• Qu’est ce qu’un assistant virtuel ?
• A quoi ressemble ton travail ?
• Quelles sont tes tâches ? 
• Avec qui travailles-tu ?

Popularisé par le best seller de Tim Ferris “La semaine de 4 heures” 📖 (que je vous recommande d’ailleurs chaudement) le concept d’assistant virtuel est très répandu aux USA mais encore assez confidentiel en France ou l’on parle plus de “ Travailleur Freelance”.

J’ai rédigé cet article afin de répondre à toutes les questions que vous pouvez vous poser sur les assistants virtuels. Vous trouverez également en fin d’article mes conseils pour bien choisir votre assistant virtuel. 👩🏼‍💻

C’est parti !

Qu’est ce qu’un assistant virtuel ?

En 1 phrase : Un assistant virtuel est un travailleur à distance indépendant offrant des services professionnels.

Pour qui travaillent les assistants virtuels?

Les assistants virtuels peuvent travailler pour tout type de structures : du petit individuel aux grandes entreprises du CAC 40.

La demande particulièrement forte vient d’un public en particulier : Les indépendants (Blogueurs, infopreneurs, influenceurs, petits artisans, créatifs, photographes, prestataires mariages…) car bien souvent ils doivent jongler avec 10 métiers différents pour faire tourner leur entreprise et n’ont pas encore les moyens, la structure, ou l’envie d’engager un collaborateur à plein temps. Externaliser certaines missions auprès d’un assistant virtuel leur permet de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée pour leurs propres clients.

Certains assistants sont généralistes, d’autres spécialistes d’un secteur d’activité précis, comme moi :). J’ai décidé de me spécialiser dans les métiers du mariage, car c’est ce que je connais par cœur mais il existe des assistants virtuels spécialisés dans à peu près tous les domaines.

Un assistant virtuel VS un employé en télétravail : Est-ce la même chose ?

On croit souvent à tort que les employés virtuels sont des employés en télétravail. Il est vrai que, dans le cadre de longues collaborations de plusieurs mois, voire plusieurs années, cela y ressemble un peu. En réalité, il n’en est rien.
L’assistant virtuel n’est aucunement lié à l’entreprise qui fait appel à lui. Il a d’ailleurs souvent plusieurs clients en même temps.

Il dispose de son propre matériel, paye ses propres taxes & assurances etc… Un contrat de prestation est mis en place et non un contrat de travail. L’entreprise, comme l’assistant virtuel, est libre de stopper la collaboration à tout moment. 

Quels services offrent un assistant virtuel ?

Les services proposés par les assistants virtuels sont très variés.
En voici un aperçu :

Soutien Administratif & Secretariat  _ Gestion du courrier électronique _ Prise d’appels _ Prise de rendez-vous _ Gestion d’un agenda _ Gestion d’un support client _ Comptabilité _ Saisie de données _ Transcription

Webmarketing _ Création & maintenance de sites web _ SEO _ Community management _ Publicité web

Création de contenu _ Texte _ Images _ Vidéos _ Supports de communication

Coaching & accompagnement _ Facilitation des process _ Organisation …

Cette liste n’est pas exhaustive. En fait, quel que soit le service dont vous avez besoin, il y a sûrement un assistant virtuel spécialisé quelque part qui peut vous aider !

C’est pourquoi, avant d’engager votre assistant virtuel, il est important de bien faire l’analyse de votre propre entreprise au préalable. Identifiez les tâches problématiques, car trop techniques ou demandant un savoir faire bien spécifique, où les tâches sans grande valeur ajoutée où vous passez trop de temps à votre goût.

Après analyse, vous pourriez arriver au constat qu’il ne vous faut non pas une, mais bien plusieurs assistant(e)s virtuel(le)s car vous souhaitez déléguer 2 types de tâches très différentes (votre compta + la gestion de vos réseaux sociaux par exemple).

Les avantages à faire appel à un assistant virtuel

Les avantages à travailler avec un assistant virtuel sont multiples :

💸 Avantage financier : Vous ne payerez pas de charges sociales sur le cachet de votre assistant virtuel. Pas de frais de matériel, ni de frais de bureau non plus vu que la personne travaille de chez elle avec son propre matériel. À part sa rémunération, la seule dépense annexe que peut éventuellement vous demander votre assistant virtuel est l’achat de licences pour des logiciels professionnels dont il pourrait avoir besoin dans le cadre de sa mission pour vous.

💆🏼‍♀️ Flexibilité : Vous êtes libres d’embaucher un assistant virtuel, de suspendre ou arrêter son contrat quand vous le souhaitez. Cela est appréciable si votre entreprise dépend forcément de la saisonnalité ou à des besoins ponctuels uniquement.

📑 Administration allégée : Pas besoin de passer des heures à faire de la paperasse pour engager un assistant virtuel puisque celui-ci est payé sur facture.

💪🏼 Avantage concurrentiel : Il est parfois difficile de prendre du recul sur son propre business. Un assistant virtuel est étranger à votre entreprise mais dans une recherche d’amélioration continue. Il sera donc plus à même de détecter d’éventuels dysfonctionnements et d’être force de proposition pour les résoudre.

⏱ Economie de temps : Et bien sûr, votre assistant virtuel vous fera gagner du temps. En tant que cheffe d’entreprise, je sais à quel point votre temps est précieux. Imaginez tout ce que vous pourriez accomplir si vous externalisez ne serait-ce que 5 heures de travail par semaine, soit 20 heures par mois soit… 240 heures par an ! Vous pourriez consacrer plus de temps à ce super projet que vous repoussez sans cesse, passer plus de temps avec vos proches ou même rattraper quelques heures de sommeil !

Un assistant virtuel travaille-t- il à l’heure ou au forfait ?

Étant totalement indépendant, chaque assistant virtuel est libre de fixer ses tarifs et conditions de travail. Cela va donc varier d’un assistant virtuel à un autre mais généralement 3 options sont possibles :

Travail à l’heure : Avec un tarif horaire défini à l’avance. Cette formule est idéale si vous avez des besoins ponctuels ou si vous souhaitez tester les services d’un assistant virtuel sans pour autant vous engager sur du long terme.

Packages d’heures mensuelles : La plupart des assistants virtuels proposent également des “packages d’heures” mensuel. Ces packages sont parfaits si vous êtes convaincu par le travail de votre assistant virtuel et que vous avez besoin d’un coup de pouce sur une grande variété de tâches.

Gardez à l’esprit que la plupart des assistants virtuels ont une exigence minimale de 10 heures par mois. Cela permet de s’assurer qu’elles apprennent à connaître vraiment votre entreprise et qu’elles puissent vous offrir le meilleur service. Enfin, comme il s’agit d’un package pré-payé vous maîtrisez complètement votre budget et ne risquez pas la mauvaise surprise au moment de la facture.

Travail au forfait : Pour des tâches spécifiques, par exemple la maintenance mensuelle d’un site internet, la rédaction d’un nombre défini de contenus ou la gestion d’un compte Pinterest, les forfaits sont généralement la norme et recommandés !

Personnellement je propose les 3 options ! Cela me permet de m’adapter au plus près des besoins de votre entreprise, vos projets et de votre budget.

Combien coûte un assistant virtuel?

Le tarifs à l’heure des assistants virtuels, en France, commencent à 20€ pour des tâches basiques de bureautique ou de secrétariat. Ensuite, et comme pour n’importe quel emploi, plus les tâches demandées sont spécifiques et exigent un savoir-faire particulier, plus les tarifs augmentent.

Le baromètre des tarifs des assistants virtuels en France peut être consulté sur Malt.

Ou trouver un assistant virtuel ?

Google est votre ami 🙂 Le meilleur moyen de trouver votre assistant virtuel est de taper Assistant virtuel + le nom de la tâche que vous voulez déléguer ou votre secteur d’activité. Par exemple “Assistant virtuel Pinterest” ou “Assistant virtuel photographe mariage”. Vous pouvez également utiliser Malt, la plateforme de référence en France.

4 conseils pour bien choisir son assistant virtuel

Vous avez envie de sauter le pas et de commencer à travailler avec un assistant virtuel ? Super !
Voici mes 4 conseils pour vous aider à bien choisir votre assistant virtuel :

1/ Ayez un budget réaliste en tête

Spoiler : Vous ne trouverez pas de personne compétente, prête à travailler 20H par semaine pour 100€. Ça n’existe pas.

En vous baladant sur le web vous tomberez peut-être sur des plateformes proposant des services pour moins de 10€ de l’heure. Pour la petite histoire j’ai moi même testé ce genre de service… j’en suis vite revenue et j’ai perdu quelques plumes dans la bataille.

Il y a quelques années, au bord du burn out j’ai cherché à déléguer certaines tâches pour notre entreprise de photographie de mariage. Je n’ai pas pris le temps de chercher LA personne idéale, je me suis dirigée vers la première plateforme et ai engagé, consécutivement plusieurs assistantes à un tarif dérisoire… et cela était une grosse erreur car j’ai été systématiquement déçue des résultats obtenus.

Tout d’abord la qualité du travail laissait franchement à désirer et je devais repasser derrière elles la plupart du temps. J’ai également eu droit à des erreurs dont une très grave au niveau de mon SEO que j’ai mis des mois à rattraper. Et enfin, après avoir exigé l’utilisation d’Hubstaff (un petit logiciel de monitoring pour les travailleurs à distance) car je n’avais plus confiance, je me suis même aperçu que l’une d’entre elles regardait les Kardashians pendant ses heures de travail !

Mais je ne leur en veux même pas. C’est de ma faute. J’ai voulu aller au plus vite et au moins cher et j’en ai payé le prix. Moi qui voulais gagner du temps et dépenser le moins d’argent possible c’est l’exact inverse qui s’est produit. Leçon apprise.

Ayez donc un budget réaliste en tête et n’oubliez pas que les assistants virtuels sont des entrepreneurs comme les autres… avec toutes les charges qui vont avec !

2/ Evitez les assistants virtuels trop polyvalents / généralistes

La polyvalence est une qualité recherchée chez les assistants virtuels. Cependant, trop de polyvalence tue la polyvalence. Comme au restaurant, si le menu fait 24 pages, ce n’est jamais bon signe. Préférez un assistant proposant une gamme de services limitée (quitte à en embaucher 2). Vous aurez alors plus de chance qu’il soit vraiment expert dans son domaine et pas moyen dans tout. Choisir, d’entrée de jeu, un(e) assistant(e) spécialisé(e) dans une tâche spécifique, ou qui connaît déjà très bien votre secteur d’activité, vous fera gagner un temps fou car vous n’aurez pas (ou presque pas) besoin de la former pour qu’elle soit opérationnelle tout de suite.

3/ Ne vous précipitez pas

Ne faîtes pas la même erreur que moi, ne vous précipitez pas et prenez le temps d’échanger avec cette personne avant de débuter votre collaboration. Présentez votre entreprise et soyez clair sur ce que vous attendez d’elle. Posez des questions sur sa manière de travailler. Si, au début de vos échanges, l’assistant virtuel ne se montre pas vraiment disponible pour répondre à vos éventuelles questions ou botte en touche dès que vous évoquez un possible entretien téléphonique avant la signature du contrat, alors ce n’est pas bon signe.

Un assistant virtuel compétent devrait toujours prendre le temps de faire un point complet avec vous, votre entreprise et vos besoins avant de vous proposer un devis. Cela vous permettra également de vous assurer que votre assistant virtuel pourra être force de proposition, débrouillard et non simplement exécutant.

4/ Ne négligez ni l’humain ni le feeling

Enfin mon dernier conseil est de faire confiance à votre intuition et de ne pas négliger le feeling que vous aurez avec cette personne. Vous allez quand même lui confier un petit bout de votre entreprise ainsi que certaines données sensibles comme des mots de passe. Et si vous ne vous sentez pas en confiance, alors vous ne pourrez pas déléguer sereinement.

J’espère que cet article vous aura permis de comprendre un peu mieux le métier d’assistant virtuel et comment il peut être un atout pour votre entreprise.

De mon côté, je suis assistante virtuelle, spécialisée dans les métiers du mariage (photographes, vidéastes, wedding planner etc…). Alors, si vous avez besoin d’un coup de pouce pour faire décoller votre entreprise ou vous dégager du temps, n’hésitez pas à me contacter ou à réserver un appel découverte avec moi 🙂

J’ai hâte de vous lire !

Billie

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